Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: Grudzień 2025
1. Wprowadzenie
VitalStudio Club z siedzibą w Polsce, jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).
Niniejsza polityka prywatności opisuje, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i chronimy Państwa dane osobowe podczas korzystania z naszych usług i strony internetowej. Zobowiązujemy się do ochrony prywatności wszystkich osób korzystających z naszych usług.
Zachęcamy do uważnego przeczytania niniejszej polityki prywatności, aby w pełni zrozumieć, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe. Korzystanie z naszych usług oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszym dokumencie.
2. Rodzaje przetwarzanych danych
W ramach świadczenia usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
Dane identyfikujące:
Imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, płeć. Dane te zbieramy podczas rejestracji na zajęcia, zakupu pakietów usług lub kontaktu z naszym biurem obsługi klienta.
Dane dotyczące zdrowia:
Informacje o stanie zdrowia, ograniczeniach fizycznych, alergiach, przyjmowanych lekach, przeszłości medycznej związanej z aktywnością fizyczną. Dane te zbieramy wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa podczas zajęć.
Dane techniczne:
Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty na stronie, odwiedzane podstrony. Dane te zbieramy automatycznie podczas korzystania z naszej strony internetowej.
Dane finansowe:
Informacje o płatnościach, historie transakcji, dane dotyczące fakturowania. Nie przechowujemy danych kart płatniczych - są one przetwarzane przez certyfikowanych dostawców usług płatniczych.
3. Cele przetwarzania danych
Państwa dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w uzasadnionych celach, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Główne cele przetwarzania obejmują:
Świadczenie usług:
Organizacja zajęć jogi, konsultacje indywidualne, warsztat wellness, prowadzenie kont członków klubu, komunikacja dotycząca zajęć i zmian w harmonogramie.
Bezpieczeństwo uczestników:
Dostosowanie ćwiczeń do indywidualnych potrzeb i ograniczeń, zapewnienie odpowiedniej opieki podczas zajęć, prowadzenie dokumentacji medycznej.
Marketing i komunikacja:
Wysyłka informacji o nowych zajęciach, promocjach, wydarzeniach specjalnych, newsletterów z poradami dotyczącymi zdrowego stylu życia.
Wymagania prawne:
Wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami prawa, rozliczenia podatkowe, archiwizacja dokumentów zgodnie z obowiązującymi terminami.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie następujących przepisów prawnych:
Wykonanie umowy
Przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Zgoda
Dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna zgoda na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, w szczególności na cele marketingowe.
Uzasadniony interes
Przetwarzanie niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, w tym bezpieczeństwa usług i komunikacji z klientami.
Obowiązek prawny
Przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności przepisów podatkowych i księgowych.
5. Odbiorcy danych osobowych
W określonych sytuacjach możemy przekazać Państwa dane osobowe zaufanym partnerom i dostawcom usług, którzy pomagają nam w świadczeniu usług:
Dostawcy usług IT
Firmy świadczące usługi hostingu, zarządzania bazami danych, systemów rezerwacji, kopii zapasowych danych, wsparcia technicznego.
Dostawcy usług płatniczych
Certyfikowane firmy obsługujące płatności online, banki, operatorzy kart płatniczych, systemy fakturowania i księgowości.
Dostawcy usług marketingowych
Platformy e-mail marketingu, systemy analityczne, dostawcy usług reklamowych, firmy prowadzące kampanie promocyjne za naszą zgodą.
Organy publiczne
Urząd Skarbowy, ZUS, inne organy publiczne - wyłącznie w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa.
6. Okres przechowywania danych
Okresy przechowywania danych osobowych są dostosowane do celów ich przetwarzania oraz wymagań prawnych:
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane członków aktywnych | Do zakończenia członkostwa + 1 rok |
| Dane dotyczące zdrowia | Do zakończenia członkostwa + 3 lata |
| Dokumenty finansowe | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Zgody marketingowe | Do cofnięcia zgody |
| Pliki cookies | Maksymalnie 24 miesiące |
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z przepisami RODO przysługują Państwu następujące prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych:
Prawo dostępu
Możliwość uzyskania informacji o przetwarzanych danych
Prawo sprostowania
Możliwość poprawy nieprawidłowych danych
Prawo usunięcia
Możliwość żądania usunięcia danych
Prawo ograniczenia
Możliwość ograniczenia przetwarzania
Prawo przenoszenia
Możliwość przeniesienia danych do innego administratora
Prawo sprzeciwu
Możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania
8. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Nasze środki bezpieczeństwa obejmują między innymi:
9. Zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na naszej stronie internetowej. W przypadku istotnych zmian poinformujemy o nich dodatkowo za pośrednictwem poczty elektronicznej lub podczas kolejnej wizyty w naszym studio. Zachęcamy do regularnego sprawdzania treści niniejszej polityki prywatności.
10. Kontakt
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio w siedzibie VitalStudio Club.
Mają także Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uznają, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.